ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور که به نام ماتریس فوری – مهم ، جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور نیز شناخته شده به مدل مشهوری در زمینه مدیریت زمان گفته می شود که با استفاده از آن و با مقایسه اهمیت و فوریت امور زندگی و شغلی می توان کارها را اولویت بندی و برنامه ریزی کرد.
ماتریس آیزنهاور به نام دوایت دیوید آیزنهاور نام گذاری شده، او از دولت مردان معروف و ژنرال ارتش آمریکا بود که طی سال های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به عنوان ۳۴ امین رئیس جمهور آمریکا خدمت کرده است. آیزنهاور در طول جنگ جهانی دوم نیز به عنوان ژنرال و فرمانده نظامی در ارتش ایالات متحده حاضر بوده است.
او به دلیل نوع شغلی که داشت پیوسته در حال تصمیم گیری های دشوار درباره اموری بود که هر روز باید روی آن ها تمرکز می کرد و همین فشار و تجربه ای که به دنبال تلاش در این زمینه به دست آورده بود زمینه ساز ابداع متد آیزنهاور شد که با تکیه بر آن می توان وظایف و امور خود را با توجه به اهمیت و فوریت آن ها اولویت بندی نمود.
همان طور که در تصویر مشاهده می کنید ماتریس آیزنهاور از چهار بخش کلی تشکیل شده که با توجه به اصول آن می توان در انجام امور کاراتر عمل کرده و در دستیابی به اهداف مورد نظر خود موفقیت بیشتری به دست آوریم. این چهار بخش عبارتند از:
۱. امور مهم و فوری: انجامش دهید
۲. امور مهم اما غیر فوری: زمان بندی کنید
۳. امور فوری اما غیر مهم: محول کنید
۴. امور غیر فوری و غیر مهم: حذفش کنید
توصیف عملکرد ماتریس آیزنهاور
۱. امور مهم و فوری
این امور بالاترین سطح اولویت در میان سایر وظایف را دارا هستند و باید تمرکز اصلی خود را روی آن ها قرار دهید تا در اسرع وقت – اغلب در همان روز و طی چند ساعت بعد – تکمیل شوند.
شعار این بخش: انجامش بده!
این بخش (ناحیه سبز رنگ ماتریس آیزنهاور) به نام بخش تنش نیز شناخته شده زیرا تمامی امور لیست شده در آن مهم و فوری بوده و ممکن است فشار و استرس زیادی به فرد وارد کند. از سوی دیگر عدم انجام درست وظایفی که در بخش ۲ و ۳ دسته بندی می شوند نیز ممکن است در نهایت آن ها را به بخش ۱ منتقل کرده و کمبود زمان و استرس بیشتری به دنبال داشته باشد.
این امور شامل مشکلات بحرانی، کارهایی که فرصت کمی برای آن ها وجود دارد و یا وظایفی که انجام ندادن به موقع آن ها باعث عواقب جدی خواهد شد می باشد.
برای تشخیص اهمیت یک کار باید از خود بپرسید آیان این وظیفه باید حتما توسط خودم انجام شود؟ آیا انجام آن مهم است؟ آیا در نهایت من پاسخگوی آن خواهم بود؟ آیا در صورت عدم انجام آن دچار مجازات یا عواقب بدی خواهم شد؟ در صورتی که پاسخ شما به این سوالات مثبت است این کار جزو امور مهم محسوب می شود.
برای تعیین فوریت یک کار باید از خودتان بپرسید که آیا این کار واقعا باید همین امروز و طی چند ساعت آینده انجام شود یا می توان آن را به فردا یا روزهای دیگر موکول کرد؟ اگر لازم است حتما طی چند ساعت آینده انجام شود باید آن را جزو کارهای فوری در نظر بگیرید.
برای مثال یک بیمارستان را در نظر بگیرید که به طور مرتب بیماران تصادفی و اورژانسی به آن جا آورده می شود که نیاز به مراقبت های پزشکی فوری دارند. اگر فردی دچار آپاندیس حاد است باید سریعا عمل شود و نسبت به برخی عمل های جراحی مهم که نیازی نیست حتما در چند ساعت آینده انجام شوند اولویت دارد بنابراین طبق ماتریس آیزنهاور در بخش ۱ قرار می گیرد.
چگونه عمل کنیم؟
برای انجام وظایفی که در این بخش قرار گرفته توصیه می شود از اصل “اول قورباغه ات را بخور” استفاده کنید، زیرا انجام دشوارترین کارها در ابتدا باعث می شود تمایل بیشتری به انجام مابقی وظایف داشته و روشی عالی برای افزایش حس احترام نسبت به خودتان می باشد.
کافیست از سخت ترین کار شروع کنید و خواهید دید که همه چیز بعد از تکمیل آن از چیزی که تصورش را می کردید ساده تر خواهد شد.
برای اطمینان از انجام امور بخش ۱ می توانید از * فن پومودورو استفاده کنید که باعث می شود به صورت کاراتر روی وظایف خود تمرکز داشته باشید. در طول هر جلسه پومودورو تنها روی یک کار تمرکز داشته باشید.
* فن پومودورو از روش های مدیریت زمان است که براساس آن بهترین مقدار زمان برای کار کردن ۲۵ دقیقه می باشد که برابر با مدت زمان لازم برای تهیه سس گوجه فرنگی پومودورو می باشد.
۲. امور مهم اما غیر فوری
این گروه از کارها اهداف و کارهای بلند مدتی هستند که از اهمیت زیادی برخوردار بوده اما مهلت زمانی مشخصی ندارند. شما باید آن ها را به شیوه ای زمان بندی کنید تا بعد از این که همه امور بخش ۱ انجام شد به سراغ ضروری ترین کارهای این ناحیه بروید.
شعار این بخش: زمان بندی کن، تصمیم بگیر!
بخش دوم (ناحیه آبی رنگ در ماتریس آیزنهاور) که وظایف مهم اما نه چندان فوری در آن قرار گرفته بخش تصمیم گیری نام دارد.
به یاد داشته باشید تنها به این دلیل که به این امور برچسب غیر فوری زده شده نمی توان گفت که نیازی به توجه و زمان بندی ندارند بلکه این وظایف نیز اگر مهلت زمانی واقع گرایانه برای آن ها تعیین نکنیم به مرور مشکل ساز شده و وارد بخش ۱ خواهند شد.
امور این بخش از نظر میزان اهمیت تفاوتی با وظایف بخش ۱ ندارند و برای گنجاندن یک کار در این بخش لازم است از خودتان سوالات مورد نظر را بپرسید، از جمله این که آیا این کار باید حتما توسط خودم انجام شود یا نه؟
برای تشخیص فوریت کار اگر می توان آن را با کمی وقفه و طی روزهای بعد انجام داد جزو امور غیر فوری محسوب خواهد شد. امور مهم اما غیر فوری نیاز به زمان بندی و برنامه ریزی دارند و انجام آن ها قبل از وظایف بخش ۱ عاقلانه نخواهد بود.
در مثال بیمارستان می توان به عمل جراحی آب مروارید اشاره کرد که بیمار مدت ها تحت نظر بوده و با تشخیص پزشک روز خاصی را برای عمل جراحی او ثبت می کنند.
چگونه عمل کنیم؟
بعد از دسته بندی امور مهم اما غیر فوری باید آن ها را به صورت لیست های کاری روزانه یا هفتگی برنامه ریزی کرده و از تکنیک های برنامه ریزی درست برای این کار استفاده کنید.
لازم به ذکر است حتی اگر برنامه ریزی و زمان بندی درستی برای این امور انجام دهید اما نسبت به برنامه خود سهل انگاری داشته باشید برنامه با شکست مواجه خواهد شد. برای جلوگیری از این وضعیت به قراری که با خود گذاشته اید پایبند باشید.
۳. امور کم اهمیت اما فوری
این امور وظایف کم اهمیتی هستند که اگرچه از نظر فنی خودتان قادر به انجام آن ها هستید اما به دلیل فوریت زمانی بهتر است انجام آن را به فرد دیگری که در این زمینه تخصص دارد بسپارید.
شعار این بخش: به دیگران محول کنید!
سومین بخش از ماتریس آیزنهاور (ناحیه قرمز رنگ) مربوط به امور کم اهمیت تر از سایر امور است که از فوریت بالایی برخوردار هستند و این جا نقطه ای است که داشتن روحیه تیمی در فرهنگ سازمانی اهمیت زیادی پیدا می کند.
سپردن این گونه امور به دیگران از یک سو باعث افزایش کار تیمی شده و از سوی دیگر به شما فرصت کافی می دهد تا بتوانید به خوبی از عهده کارهای بخش ۱ و ۲ برآیید.
کارهایی که باید امروز و یا طی چند ساعت آینده انجام شوند اما در پاسخ به این سوال که آیا لازم است این کار را خودم انجام دهم؟ جواب شما منفی است در این دسته امور قرار می گیرند.
به عنوان مثال در مورد بیمارستان فردی با علائم آپاندیس جدی مراجعه کرده و باید فورا عمل شود اما بیمارستان اتاق عمل خالی ندارد، در این شرایط می تواند بیمار را به بیمارستان دیگری بفرستد (کار به بیمارستان دیگر محول می شود).
چگونه عمل کنیم؟
بعد از محول کردن یک کار به دیگران لازم است با تماس تلفنی، ایمیل یا برگزاری جلسات کاری نتایج آن را پیگیری کرده و پیشرفت کار را زیر نظر داشته باشید. سپردن کار به دیگران بدون پیگیری و نظارت به همان اندازه بد است که اگر هیچ تلاشی برای انجام آن صورت نگرفته باشد زیرا در نهایت کسی مسئولیت آن را نخواهد پذیرفت.
همچنین اگر در حال انجام پروژه بزرگی هستید که فوریت زیادی داشته و باید همین امروز تکمیل شود می توانید پروژه را به دو بخش ضروری تبدیل کرده و بخشی از آن را به فرد یا تیم دیگری بدهید تا کارها به سرعت و به موقع تکمیل شوند.
۴. امور کم اهمیت و غیر فوری
این امور اغلب به کارهای قابل حذف کردن گفته می شود، اموری که لازم نیست برای آن ها تلاشی انجام شود و بیشتر مردم این گونه کارها را صرفا اتلاف وقت گران بها می دانند.
شعار این بخش: حذفش کنید!
آخرین بخش (ناحیه خاکستری رنگ در ماتریس آیزنهاور) مربوط به اموری در زندگی شخصی یا حرفه ای می باشد که نه اهمیت خاصی دارند و نه فوریت چندانی. این امور را می توان از لیست وظایف روزانه یا هفتگی خود حذف کرد.
برخی از کارهایی که در این بخش قرار می گیرند اغلب بدون توجه کردن به آن ها، خودشان به مرور حل خواهند شد یا مثلا در مورد بیمارستان، مسئله میزان رضایت بیماران از امکانات و رسیدگی های انجام شده برای بیمارستان مهم است اما لازم نیست خود بیمارستان برای آن نظرسنجی انجام دهد بلکه می تواند آن را به موسسه دیگری محول کند و از آن جا که فوریتی برای انجام آن نیست این مورد در بخش ۴ جای می گیرد.
چگونه عمل کنیم؟
برای کشف امور این بخش به دنبال عادت های بد خود بگردید که وقت شما را هدر داده و هیچ نتیجه مثبتی به همراه نخواهد داشت. مثلا گشت و گذار بی هدف در اینترنت، پاسخ دادن به ایمیل هایی که اصلا مهم نیستند، صحبت کردن طولانی مدت تلفنی که هیچ فایده خاصی ندارد همگی در این دسته امور گنجانده می شوند.
همچنین می توانید زمان های خاصی در روز را به عنوان اوقات فراغت در نظر گرفته و به کارهای نه چندان مهم مثلا چک کردن ایمیل ها – اگر چک کردن ایمیل جز وظایف مربوط به سه بخش دیگر نمی باشد – تماس های تلفنی و غیره بپردازید و این موارد را هرگز در خارج از وقت مشخص نشده انجام ندهید.
نکات استفاده از ماتریس آیزنهاور
- لیست وظایف درست کنید؛ لیست وظایف باعث می شود ذهن شما مجبور به حفظ کردن همه چیز نباشد و به علاوه خودتان را به اموری که روی کاغذ نوشته شده بیشتر مسئول خواهید دانست.
- معمولا بهتر است در هر بخش بیش از ۸ کار قرار ندهید.
- همیشه از خودتان بپرسید چه کاری ارزش بیشتری دارد که ابتدا انجام شود، استفاده از اصل “اول قورباغه ات را بخور” برای بخش ۱ و ۲ شتاب و انرژی بیشتری به شما خواهد داد.
- برای انجام هر کار شب قبل برنامه ریزی کرده و صبح برنامه تان را مرور کنید.
- حواس پرتی ها را از بین ببرید و به دیگران اجازه ندهید اولویت های زندگی شما را تعیین کنند.
- از برخی تکنیک ها برای ترک عادت های بد خود استفاده کنید. مثلا اگر به حضور در شبکه های اجتماعی عادت دارید و این باعث اتلاف وقت مفید شما می شود می توانید از ابزار مسدود کردن و غیره استفاده کنید.
- وظایفی که به دیگران محول کرده اید را پیگیری کنید.
